Bezspornie należy przyznać, że rozwój nauk teleinformatycznych ma w obecnych czasach dominujące znaczenie dla rozwoju każdej dziedziny nauki. Płynność, szybkość i wszechstronność zastosowań czyni osiągnięcia informatyki pozornie idealnym rozwiązaniem, dającym zastosować się w praktycznie każdych warunkach. Jednak czy tak faktycznie jest? Czy jesteśmy w stanie wszelkie czynności wykonywać za pomocą wirtualnych poleceń? Na potrzeby niniejszej pracy, uwaga zwrócona będzie na problematykę zastosowania elektronicznego aktu notarialnego w polskim systemie prawa. Postawione zostanie pytanie czy jest to novum, które rzeczywiście jest nam potrzebne, a jeśli tak to czy istnieją realne szanse na jego zastosowanie i wprowadzenie do porządku prawnego.
Elektroniczne akty notarialne są obecnie wizją przyszłości, która jest wysoko oceniana przez środowisko analityków prawa, gdyż wyraźnie wynika to z dużej ilości pozytywnych opinii na temat zastosowania w Polsce e-aktów notarialnych. Jednak czy rzeczywiście elektroniczny akt notarialny jest w stanie zastąpić czynności, których dokonujemy w obecności notariusza będącego gwarantem pewności obrotu prawnego i jedynego w danym momencie podmiotu kwalifikowanego zdolnego ocenić naszą rzeczywistą zdolność do czynności prawnych, sprawdzić naszą tożsamość i poczytalność? Obecnie obowiązująca ustawa z dnia 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie – zawiera regulacje, które nie są dostosowane do wprowadzenia takiej innowacji w prawie notarialnym.
Idąc tropem doktryny wymienić można wiele zalet elektronicznych e-aktów. Przeanalizujmy walory najczęściej wymieniane przez autorów publikacji. Największy nacisk położony został na bezpieczeństwo, prostotę i dostępność e-aktu notarialnego. Przywoływany jest często przykład elektronicznych ksiąg wieczystych – Portal Podsystemu Dostępu do Centralnej Bazy Danych Ksiąg Wieczystych działający przy stronie Ministerstwa Sprawiedliwości, które rzeczywiście spełniają swoją rolę i proces migracji danych do ksiąg jest wyjątkowo intuicyjny – nie stanowiący najmniejszych problemów. Z danych na dzień 7 marca 2011r. wynika, że wprowadzonych w system informatyczny zostało już ponad 69% ksiąg wieczystych a ich liczba stale rośnie. Fakt, dostęp do danych zawartych w tym systemie jest wzorcowy i absolutnie każdy może bez większych problemów zapoznać się z treścią zawartą w księgach wieczystych. Pamiętajmy jednak, że jest to tylko bezpośrednie przeglądanie nie zaś proces tworzenia, z którym mamy do czynienia w przypadku usług notarialnych. W tym miejscu, pojawia się problem, nad którym warto się zastanowić. Bezpieczeństwo ksiąg wieczystych i ewentualnych e-aktów notarialnych jest gwarantowane przez zastosowanie wysoce protekcyjnych systemów archiwizacji danych na serwerach. Archiwizacja danych zawsze wiąże się z ponoszeniem kosztów utrzymania serwerów, przez co nie uda się całkowicie odejść od kosztów tej procedury, możemy jedynie zmniejszyć jej wysokość – argument zmniejszenia kosztów jest zasadny, ale nie przekonuje on wielu sceptyków usług elektronicznych, wyrażających odmienną opinię. Bezpieczeństwo serwerów również stoi pod znakiem zapytania. W dobie obecnych technologii, rozwoju informatyki a co za tym idzie i wzrostu wykształcenia jednostek w tej dziedzinie, często spotykamy się z sytuacjami, kiedy to najlepiej chronione systemy danych zostają przeforsowane przez różnego rodzaju ataki z sieci. Chcąc wprowadzić zmiany w polskim ustawodawstwie, których nadrzędnym celem będzie dostosowanie ich do ucyfrowienia prawa notarialnego, muszą zostać poczynione stosowne kroki w kierunku podniesienia poziomu zabezpieczenia nowych serwerów, gdzie mają być archiwizowane e-akty notarialne. Już w tym miejscu należy zasygnalizować, że taka procedura jest pracochłonna, trudna w realizacji i niezwykle kosztowna. Zabezpieczenie tego co ma powstać jest równie ważne jak treść, którą elektronicznie tworząc pragniemy chronić i nie narażać na dostęp nieuprawnionych podmiotów. Baza danych powinna być stworzona w sposób, który umożliwia szybkie i wygodne zapoznanie się z treścią aktów archiwizowanych przez sądy, urzędy skarbowe i inne instytucje państwowe. Krok ten oznacza konieczność dopasowania systemów informatycznych do przeglądania wskazanych baz, co wiąże się z kolejnym kosztami oprogramowania i niemałymi wydatkami na szkolenia pracowników instytucji publicznych. Nie bez znaczenia są również koszty, jakie zmuszone będą ponieść kancelarie, aby dostosować się do nowych zmian prawnych.
Kolejny walor e-aktów skierowany jest jako argument dla polskich przedsiębiorców – ułatwienie zawierania umów przed notariuszami na odległość a co za tym idzie – zwiększenie zastosowania w obrocie gospodarczym. Zawierając umowę przed notariuszem, tożsamość stron jest weryfikowana przez obecnego w tym samym miejscu notariusza. Tak samo jest z oceną naszej poczytalności czy zdolności do czynności prawnych, które są niezbędne w momencie podpisywania umowy. Postarajmy się przeanalizować sytuację, gdy w świetle promowanego przez doktrynę stanowiska zawieramy umowę notarialną z innym podmiotem na odległość. Posłużmy się prostym przykładem:
Dwóch kontrahentów z miejscowości „X” i „Y” chce zawrzeć umowę notarialną bez konieczności udawania się do innego miasta. Mają wcześniej ustalony (również drogą elektroniczną – wiadomości e-mail) wzór umowy notarialnej. Kwestia podpisania i odesłania dokumentu widocznego na ekranie komputera nie jest problemem, ponieważ każdy z nich dysponuje powszechnie znanym i stosowanym bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą kwalifikowanego certyfikatu. Zawieraną umowę i podpis widzi notariusz znajdujący się w miejscowości „Z”. To on podpisuje zawartą między kontrahentami umowę elektronicznym podpisem notarialnym i znakuje pieczęcią elektroniczną. Należy postawić pytanie, jaka jest możliwość weryfikacji tożsamości kontrahentów? Jak sprawdzić czy to właśnie te jednostki znajdują się po drugiej stronie komputera? Czy ich zachowanie nie jest wywołane przymuszeniem bądź groźbą, obecną nawet w tej samej chwili, gdyż notariusz nie jest w stanie tego stwierdzić. Należy powtórzyć za ustawodawcą, że „nieważne jest oświadczenie woli złożone przez osobę, która z jakichkolwiek powodów znajdowała się w stanie wyłączającym świadome albo swobodne powzięcie decyzji i wyrażenie woli. Dotyczy to w szczególności choroby psychicznej, niedorozwoju umysłowego albo innego, chociażby nawet przemijającego, zaburzenia czynności psychicznych”. Jak sprawdzić czy dana osoba ma zdolność do czynności prawnej, czy jest świadoma tego co robi? Czy nie działa pod wpływem błędu, podstępu bądź przywołanej wyżej groźby? Pytań nasuwa się bardzo wiele i wydaje się, że tego typu procedura nie może funkcjonować w obrocie prawnym. Rozwiązaniem jest przyjazd każdego z kontrahentów do osobnych notariuszy znajdujących się w miejscowościach, w których znajdują się obecnie przyszli wspólnicy. Każdy z notariuszy weryfikuje tożsamość, w prostej rozmowie ocenia zdolność do czynności prawnych, przekonuje się, że obecna przed nim osoba jest poczytalna. Kontrahenci zawierają umowę, która jest identyczna na ekranie komputera u notariuszy – podpisują ją według procedury znanej z powyższego przykładu, otrzymują wypisy tak zawartej umowy notarialnej, notariusze zaś dokonują bezpiecznej archiwizacji w bazie danych e-aktów. Taka umowa mogłaby być ważna i wywoływać skutki prawne. Jednak czy nie mamy tutaj do czynienia z pozornością tworzenia elektronicznego aktu notarialnego? W każdym przypadku konieczna jest obecność notariuszy, co wiąże się z mniejszym bądź większym problemem dotarcia do nich. Nie można wyeliminować weryfikacji notariusza, który jest gwarantem i zabezpiecza swoją osobą porządek prawny. Wszelkie zmiany w tej materii wydają się być nie do zrealizowania. Trudno wyobrazić sobie sytuację, kiedy to podmiot ubezwłasnowolniony zawiera skuteczną i wywierającą skutki prawne notarialną umowę na odległość a jego weryfikacja polega jedynie na sprawdzeniu autentyczności i ważności podpisu elektronicznego, którego ważność nie przesądza o mocy prawnej podpisanego oświadczenia woli.
Stworzenie elektronicznych aktów notarialnych wiąże się dodatkowo z wprowadzeniem do obrotu prawnego nowych, bezpiecznych wzorów dokumentów, które powinny być opatrzone certyfikatami dla zwiększenia ich autentyczności. Regulacje prawne powinny być tak dostosowane, aby skutki prawne elektronicznych czynności zostały zrównane z tradycyjnymi – obecnie funkcjonującymi formami tworzenia aktów notarialnych.
Niewątpliwie na rozwój zagadnienia o e-aktach, miało wpływ wprowadzenie do prawa bezpiecznego kwalifikowanego podpisu elektronicznego, którego zastosowań możemy wymieniać bardzo wiele. Ułatwił i przyśpieszył on wiele procedur, dał możliwość składania elektronicznych wniosków – przykładem może być EPU – Elektroniczne Postępowanie Upominawcze działające w Sądzie Rejonowym Lublin-Zachód w Lublinie. Szybkość, wygoda i prostota obsługi są argumentami przemawiającymi za rozwojem elektronicznych usług prawnych. Dają szerokie możliwości, oszczędzają czas i często są dużo tańsze niż tradycyjne metody.Ogromnym plusem wprowadzenia e-aktów notarialnych jest obniżenie kosztów wypisów – obecnie dokonywanych w klasyczny sposób. Nie bez znaczenia jest również czas oczekiwania na taki wypis – przy funkcjonowaniu e-bazy notarialnej, możemy uzyskać taki akt zaraz po zalogowaniu i uiszczeniu stosownej opłaty. Należy podkreślić, że jeśli chcemy wprowadzić opisaną innowacje, ustawodawca zmuszony jest do wprowadzenie zmian w obowiązujących przepisach ustawy o notariacie. Określenie norm prawnych regulujących prawo o elektronicznych usługach notarialnych wydaje się być konieczne. Zawieranie umów notarialnych na odległość bez obecności przy ich podpisywaniu notariusza jest obecnie niemożliwa i trudnym do pogodzenia wydaje się zamysł, aby odejść od tej reguły. Notariuszowi według obowiązujących przepisów „nie wolno dokonać czynności notarialnej, jeżeli poweźmie wątpliwość, czy strona czynności notarialnej ma zdolność do czynności prawnych”. Zmianie powinna ulec jednocześnie regulacja o sposobie stwierdzania i weryfikowania tożsamości.
Elektroniczny akt notarialny jest trafnym zamysłem, jednak jego realizacja napotyka na wskazane wyżej przeszkody. Chcąc stworzyć faktycznie wykorzystywany system e-aktów, należy podejść do wykreowania tego w sposób niezwykle kompleksowy, przez wygenerowanie łatwych w obsłudze programów dla instytucji państwowych, równie przejrzystych dla podmiotów kwalifikowanych jakimi są notariusze, gdyż wprowadzenie tak daleko idących zmian, oznacza dla nich przede wszystkim reorganizację pracy i dostosowanie się do nowych realiów, co może nie być łatwym procesem dla wielu rejentów. Nie możemy zapominać o jednej z najważniejszych kwestii jaką jest fakt, że udogodnienia technologiczne, również w dziedzinie prawa są tworzone w celu ułatwienia korzystania, poprawienia jakości i zwiększenia poziomu bezpieczeństwa usług, co do których podejmujemy innowacyjne kroki. Celne jest wskazanie J. Gołaczyńskiego, które traktuje o tym jak należy postępować i kogo wykorzystać przy tworzeniu systemu elektronicznych aktów notarialnych: „W pracach nad zagadnieniem elektronicznego obrotu notarialnego muszą uczestniczyć zarówno praktycy jak i teoretycy prawa cywilnego (notarialnego)”.
Podsumowując – elektroniczny akt notarialny to wizja przyszłości co do której poczynione zostały już kroki w celu dostosowania e-infrastruktury gdyż w ramach Fundacji Centrum Naukowego Notariatu utworzony został zespół do spraw elektronicznej dokumentacji notarialnej, którego współpraca z Unizeto Sp. z o.o. przynieść ma długo oczekiwany sukces. Wspólnie ma zostać ustalony kierunek i metody, dzięki którym stworzony będzie system dopasowany do zapotrzebowania obrotu prawnego i gospodarczego. Czy e-akty są potrzebne? Patrząc na rozwój i kierunek zmian w jakim zmierza gospodarka, odpowiedź na to pytanie wydaje się być jednoznaczna – istnieje zapotrzebowanie na tego typu usługi, jednak muszą być one wysoce rozwinięte, w zaawansowany i kompleksowy sposób stworzone, aby nie stały się „jednorazowym i ciekawym okryciem” w polskim prawie pozostającym bez zastosowania przez obywateli, notariuszy i instytucji państwowych. Elektroniczne usługi to przyszłość i wygoda. Idąc za przykładem Austrii, która jako pierwsza w Europie stworzyła elektroniczne archiwum notarialne – system „CyberDOC” jest zdaniem szefa dr Alfreda Mosera i rzecznika Austriackiej Izby Notarialnej dr Georga Zakrajsek’a istotnym krokiem w rozwoju i zarządzania bezpiecznym elektronicznym archiwum dla dokumentów notarialnych. Wzorując się na osiągnięciach austriackich notariuszy i informatyków, możemy stworzyć swój własny powiązany z innymi państwami europejskimi system bazy danych e-aktów. Należy jedynie odpowiedzieć sobie na pytanie czy jesteśmy już gotowi na szereg zmian, które mogą okazać się czasochłonne w ich wprowadzaniu, czy chcemy odejść od tradycyjnych dokumentów pisanych? Coraz więcej usług wykonywanych jest na odległość, za pośrednictwem elektronicznych środków przekazu. E-akty notarialne to wizja niedalekiej przyszłości – przyszłości,
która może okazać się wielkim sukcesem informatyków oraz praktyków i teoretyków prawa. Najtrafniej wypowiedział się na ten temat austriacki Prezydent Weissmann, który podczas europejskiego Kongresu Notariatu w Wiedniu w czerwcu 2000 roku, wskazał przyszłość współczesnego aktu notarialnego twierdząc:
„Wprowadzenie elektronicznego aktu notarialnego spowoduje, że opuścimy planetę Gutenberga, czyli instrumentum pisane”. Wydaje się, że wprowadzenie e-aktów notarialnych to tylko kwestia czasu, a opuszczając przysłowiową planetę Gutenberga wkroczymy na nowe tory rozwoju prawa.
/prawy.